안녕하세요, IT Dev본부 김혜원입니다! 오늘은 대규모 마이그레이션 프로젝트에서 겪었던 반복적인 문서 검토 업무를 AI와 Power Automate를 이용해 ‘노코드(No-Code)’로 자동화한 경험을 공유해 드리고자 합니다. 개발자가 아니더라도 충분히 구현 가능한 AI 기반 업무 효율화, 그 생생한 후기를 지금부터 시작합니다.
1. 들어가며: 동료들의 목소리에서 시작된 프로젝트
“또 컨플루언스 들어가서 문서를 찾고, 표에 'O' 표시하고, 다음 승인자에게 연락해야 하네…” 최근 본부에서 온프레미스 서비스를 Azure 환경으로 이전하는 대규모 프로젝트가 진행되면서, 각 팀에서 이런 목소리들이 들려오기 시작했습니다. 정말 수많은 문서들이 쏟아져 나왔어요. 그리고 각각의 문서마다 담당자들이 순서대로 검토하고 승인하는 과정이 반복되었죠.
문제는 이 모든 과정이 완전 수동이라는 거였어요.😟
부서 내 팀들을 대상으로 인터뷰를 진행하여 이런 반복 업무로 인한 구체적인 어려움들을 파악할 수 있었습니다. 모든 팀이 비슷한 경험을 하고 있었거든요.
”동료들이 겪고 있는 이 불편함을 기술로 해결해줄 수 없을까?
바로 이 질문에서 시작된 프로젝트입니다. 개발 지식이 부족한 실무진도 직접 구현할 수 있는 AI기반 문서 검토 자동화 시스템을 만들어, 부서 내 팀들의 업무 일상을 바꿔보자는 도전이였죠.
2. 프로젝트 배경과 문제 정의
기존 프로세스의 현실
온프레미스에서 Azure로 마이그레이션을 진행하는 프로젝트에서 우리가 마주한 문서 검토 프로세스는 이랬어요:
- 작성자가 컨플루언스에 열심히 문서 작성
- 1차 담당자는 직접 들어가서 확인하고 표에 'O' 표시
- 메신저로 “확인 완료했습니다!” 알림 전송
- 2차 담당자도 위 과정을 그대로 반복
- 최종 담당자의 최종 승인까지..
진짜 문제는 뭐였을까요?
주관적인 품질 평가
- “이정도면 괜찮지 않나?” vs “이건 좀 부족한데 …”
- 사람마다 다른 기준으로 문서를 평가하다 보니 품질이 들쭉날쭉
지속적인 모니터링 부담
- 담당자들이 선행 작업 완료 여부를 계속 확인해야 함
- “혹시 1단계 승인 끝났나요?” 라는 메시지가 하루에도 몇 번씩
미로 같은 문서 구조
- 컨플루언스 트리 구조가 깊어서 원하는 문서를 찾기가 어려움
놓치기 쉬운 알림
- 승인자가 바빠서 메시지/메일 알림을 놓치면 승인이 지연되는 경우 빈발
3. 솔루션 설계: AI기반 문서 검토 자동화
개선된 프로세스는 이렇게!
- 작성자가 컨플루언스에 문서 작성 (여기까지는 동일)
- 백엔드에서 자동으로 문서를 읽어와서 AI가 품질 검사 실행
- 품질지수가 80% 이상이면 승인 프로세스 시작
- 단계별로 자동으로 승인 과정 반복
설계할 때 중요하게 생각한 것들
첫 번째는 객관적 기준입니다. AI 기반 문서 검토 자동화에서 가장 중요하게 생각한 건 사람마다 다르게 판단하는 걸 없애는 거였어요. AI가 미리 정해둔 필수 항목들을 체크해서 누가 봐도 같은 기준으로 품질을 관리할 수 있게 했습니다. 팀원이 바뀌어도, 새로운 사람이 와도 똑같은 수준을 유지할 수 있거든요.
두 번째는 투명성입니다. 관리하는 서비스 수가 많아질 수록 진행상황을 한눈에 파악하기가 어렵다고 합니다. 그래서 대시보드로 실시간으로 문서들의 검토현황을 볼 수 있게 만들었어요. 현재 어느 담당자까지 검토했는지, 어떤 문서가 대기 중인지 확인할 수 있어요.
세 번째는 접근성입니다. 시스템의 백엔드 부분은 개발자만 건드릴 수 있지만, 실제로 자주 바뀌는 부분들은 다르게 접근했어요. 승인 담당자는 언제든 바뀔 수 있고, 알림 메시지도 상황에 따라 수정해야 하는 경우도 많거든요.
그래서 이런 승인 프로세스 설정과 알림 메시지 관리 부분은 아예 노코드로 만들었습니다. 개발 지식이 없어도 직관적인 인터페이스로 누구나 쉽게 설정을 바꿀 수 있도록 했어요. 담당자가 바뀌어도, 메시지 내용을 수정하고 싶어도 개발팀에 요청할 필요 없이 바로 처리할 수 있어요.
4. 노코드 기반 승인 프로세스 구현 과정
AI기반 문서 검토 자동화 시스템 개발과정 중 노코드 개발이 가능한 승인 프로세스 구현에 관하여 상세한 경험을 이야기하고자 합니다.
Power Automate 기반 노코드 워크플로우 구축하기
Power Automate는 Microsoft에서 제공하는 업무 자동화 도구에요. 클릭만으로 복잡한 워크플로우를 만들 수 있어서, 코딩을 모르는 실무진도 쉽게 사용할 수 있답니다! 주요 기능에는 이메일 자동 발송, 파일 자동 저장 및 정리, Teams, SharePoint 등과 연동이 있어요.
승인 프로세스 자동화 구현
실제 구현한 승인 프로세스는 다음과 같은 흐름으로 작동합니다:
자동 실행 체계: 5분 간격으로 플로우가 자동 실행되어 대기 중인 승인 건을 확인해요.
백엔드 연동: 사전에 구축한 커스텀 커넥터를 활용하여 백엔드 시스템과 원활하게 데이터를 주고받아요. 백엔드로부터 승인 대상 서비스 정보를 수신하면 승인 프로세스가 시작되고, 해당 정보가 없으면 플로우가 자동으로 종료됩니다.
다채널 승인 자동 요청: 각 단계별 승인자에게 Teams와 Outlook 두 채널에 동시에 승인 요청을 발송해요. 순차적 승인 프로세스가 핵심인데, 이전 단계의 승인이 완료되는 즉시 다음 단계 승인자에게 자동으로 요청이 전달돼요.
실시간 결과 반영: 승인자의 응답(승인/거부)이 접수되는 즉시 커스텀 커넥터를 통해 백엔드로 결과를 전송해요. 백엔드에서는 이 정보를 실시간으로 대시보드에 반영하여 프로세스 진행상황을 투명하게 관리할 수 있어요.
결과 알림 체계: 최종적으로 승인 담당장에게 Outlook을 통해 승인 결과를 통지하여 전체 프로세스가 완료되었음을 확인시켜 줍니다.
이를 바탕으로 노코드 기반의 클릭 방식으로 흐름을 생성하였어요. 그림1의 캔버스의 “+” 버튼을 클릭하면 다양한 액션들이 나타나고, 그 중에서 설계한 흐름대로 원하는 액션을 선택하여 클릭하면 자동으로 워크플로우에 추가되는 방식이에요. 각 액션에 대한 간단한 설정만 해주면 완성됩니다.
| <그림1: Power Automate에서 클릭 방식으로 흐름을 만드는 방법> |
🤔 여기서 잠깐! 시행착오 이야기
처음에는 백엔드에서 직접 Power Automate를 호출하려고 했어요. 그런데 방화벽 때문에 막혔더라고요!😅
그래서 반대로 Power Automate에서 백엔드를 주기적으로 확인하는 방식으로 바꿨어요.
흐름을 전부 보여드리기엔 너무 많아서 핵심적인 부분만 보여드릴께요. 그림2에서 1단계(PM) 승인이 종료되면, 2단계(PL)로 자동으로 넘어가, 승인 요청이 시작되는 것을 확인할 수 있어요.
| <그림2: 승인 자동화 흐름 일부> |
사용자 지정 커넥터 생성
생성한 흐름을 백엔드와 연동하려면 사전에 커스텀 커넥터가 필요해요. 다행히 이것도 노코드로 가능합니다!
- 첫 번째, “New Action” 클릭, 커넥터 설명 및 고유 ID 작성
- 두 번째, “Import from sample” 클릭
- 세 번째, GET/POST 등 HTTP 요청 메서드 선택하고 API URL만 입력하면 끝!
- 정말 클릭 몇 번이면 완성
| <그림3: 사용자 지정 커넥터 생성 방법> |
🔔 승인 요청 알림 구현
담당자에게 승인 요청 알림을 보내는 것도 손쉽게 구현 가능해요. 흐름을 구성한 블록을 클릭하면 내용을 입력할 수 있어요. 승인 결과를 담당자에게 메일로 발송하는 것도 동일한 방식으로 구현했어요.
- Teams에서 팝업으로 승인 요청 확인
- 동시에 Outlook으로도 메일 발송
- 승인/거부 결과를 자동으로 관련자들에게 알림
| <그림4: 승인 요청 상세 설정 내용> |
여기서, 승인 기능이란?
Power Automate 자체 기능이에요. Teams에 승인 앱이 기본 제공되어 있어 Power Automate 승인 요청을 Teams와 손쉽게 연동하여 사용할 수 있답니다!
실제로, 승인앱이 실행되면 Teams에서 팝업을 통해 승인요청 내용을 확인하고 응답 할 수 있어요.
| <그림5 : 승인 요청 팝업> |
5. 결과: 숫자로 보는 성과
프로젝트 도입 전후의 변화를 구체적인 수치로 비교해보면 그 효과가 명확하게 드러납니다. 문서 품질 관리와 업무 효율성 측면에서 개선을 이루었으며, 특히 완전 자동화 달성과 실시간 모니터링 시스템 구축으로 업무 생산성 향상을 기대해 볼 수 있을 것 같아요. 자세한 내용은 아래 표를 확인해주세요.
|
항목 |
이전 |
이후 |
개선율 |
|---|---|---|---|
|
문서 품질 일관성 |
주관적 평가 |
AI 기반 80% 이상 |
100% |
|
수동 확인 작업 |
매번 수동 |
완전 자동화 |
100% |
|
진행 상황 파악 |
개별 문의 |
실시간 대시보드 |
즉시 |
6. 노코드의 장점과 현실적 한계
👍이런 점이 좋았어요
정말 놀라웠던 것은 빠른 프로토타이핑이 가능하다는 거였어요. 코드 한 줄 안쓰고 2주 만에 승인 프로세스 자동화 흐름을 완성할 수 있었거든요. 앞서 이야기한 방화벽 이슈가 없었다면 더 빨리도 가능했을 것 같아요. 아이디어가 떠오르면 바로바로 구현해볼 수 있어서 시행착오를 빠르게 겪고 해결할 수 있었습니다. 접근성 측면에서도 비개발자들도 승인 프로세스 설정과 알림 메시지 등 직접 수정할 수 있어요. 비즈니스 로직이 바뀌면 바로 반영할 수 있어서 개발자 없이도 대기 없이 수정할 수 있는 부분이 생긴거죠. 유지보수도 정말 편했어요. 시각적 인터페이스 덕분에 어느 부분에서 문제가 발생했는지 한눈에 보였습니다. 로그랑 실행 이력도 자동으로 기록되니까 디버깅할 때 정말 편했습니다.
⛔️하지만 이런 한계도 있어요…
플랫폼 종속성 부분이 좀 아쉬웠어요. 플로우당 액션 제한이 있어서 매우 복잡한 로직을 구현하려면 여러 플로우를 쪼개야 했습니다. 사용자가 늘어나면 과금 이슈가 발생할 수도 있어요. 성능 제약도 있었습니다. 네트워크가 불안정하면 중간에 흐름이 멈춰버리는 경우도 있어서 다시 시작해줘야하는 불편함이 있었어요. 기능 제약이 가장 큰 한계였습니다. 결국 정해진 틀 안에서만 작업할 수 있다는 거죠. 완전히 새로운 기능을 구현하려면 결국 코딩을 하는 개발자가 필요한 상황이 생기더라고요.
⚖️현실적 활용 조언은
경험해보니까 하이브리드 접근이 답인 것 같아요. 단순하고 반복적인 업무는 노코드(No-Code)로 처리하고, 복잡한 비즈니스 로직은 전통적인 개발 방식을 사용하는 거죠. “노코드가 만능이다”라는 환상은 일찍 버리는 게 좋습니다. 작은 프로젝트부터 시작해서 점진적으로 확장해나가는걸 추천해요. 노코드를 도입하기 전에 미리 점검할 점도 알려드릴께요. 우리 팀에서 반복되는 업무 패턴이 무엇인지 파악하고, 현재 프로세스에서 병목이 되는 지점을 찾아보는거에요. 그다음에 자동화할 수 있는 부분과 사람이 직접 해야 하는 부분을 명확히 구분해두세요. 마지막으로 기존 시스템과 어떻게 연동할지도 미리 검토해보는 게 중요합니다.
7. 마무리하며: 노코드의 여정을 돌아보며
이번 프로젝트를 통해 알 수 있었던 것들:
노코드로도 충분히 실용적인 자동화 구현 가능
비개발자도 조금은 복잡한 워크플로우 구축 가능
기존 시스템과의 연동을 통한 점진적 디지털 전환 실현
“정말 노코드로 가능할까?”라는 의문으로 시작했던 노코드 기반 승인 프로세스 구현은 성공적으로 마무리되었습니다. 물론 모든 것을 노코드로 해결할 수는 없지만, 적절한 역할 분담과 설계를 통해 충분히 실용적인 시스템을 만들 수 있다는 것을 확인했어요. 하지만 프로젝트는 여기서 끝나지 않았습니다. 현재는 AI 기반 문서 품질 관리 부분을 더욱 고도화하는 작업을 진행 중이에요. 노코드로 해결한 승인 프로세스와 달리, AI가 실제로 어떻게 문서 품질을 검사하고 객관적으로 판단하는지에 대한 부분은 훨씬 더 복잡하고 흥미로운 이야기들이 많거든요. 다음에 기회가 되면 이 이야기도 전해드리겠습니다! 여러분도 반복적이고 비효율적인 업무가 있다면, 한번 도전해보세요. 생각보다 어렵지 않을 수도 있거든요! 무엇보다 동료들의 업무 효율성을 높이고 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 돕는다는 보람이 가장 큰 성과인 것 같아요.